Wie zit er op je bus?

De laatste weken ben ik heel actief aan de slag geweest met een aantal teams. Teams in alle geuren en kleuren, groot en klein, matuur of opstartend. Teams die samen zijn uit keuze, uit noodzaak of omdat het zo op het organogram werd gezet door een directie. Teams die de meerwaarde van het teamwerk inzien en teams die zich luidop afvragen waarom ze persé een team moeten zijn.

Die teams stel ik dan de vraag: “Wie zit er op jullie bus?”

Stel dat je je business vergelijkt met een bus. Vind je dan dat je:

A. je bestemming helder moet hebben en je bus daarna moet vullen met de mensen die dat kunnen waarmaken

B. je je bus moet vullen met dé perfecte mensen voor jouw business en dan samen jullie bestemming ontdekt?

Zoals dat gaat bij stellingen, hebben ook hier beide opties voor- en tegenstanders...

Bij de laatste stelling zal je een schouderklopje krijgen van Jim Collins. Hij schreef in zijn ‘From Good to Great’: “Look, I don’t really know where we should take this bus. But I know this much: If we get the right people on the bus, the right people in the right seats, and the wrong people off the bus, then we’ll figure out how to take it someplace great.” De Chinese generaal en militair strateeg Sun Tzu steunt dan weer stelling A: “The expert in battle seeks his victory from strategic advantage and does not demand it from his men.”

Bij Make me Fly! praten we elke dag met mensen die ‘op een bus zitten’ of geacht worden de bus te besturen. We werken met teams, organisaties, samenwerkingsvormen en teamdoelen. Ik ken managers die vollenbak gaan voor optie A. En die slagen. Ik ken er ook die overtuigd gaan voor optie B. En die slagen ook. Is er dan wel een ‘juiste manier’ om je bus op de bestemming te krijgen? Als ervaringsdeskundigen met onze eigen business en chauffeurs van de Make me Fly!-bus kiezen wij resoluut voor optie B: eerst inzetten op de mens, en dan wordt de bestemming vanzelf duidelijk (op voorwaarde dat je de juiste richting hebt bepaald uiteraard).

4 manieren om je bus te vullen met de juiste mensen voor jouw business

#1 Zet de juiste mensen op je bus

Bij Make me Fly! voelden we al langer dat alles alleen trekken met 2 vennoten sociale zelfmoord zou zijn. We gingen dus op zoek naar extra handen en hoofden. Ja, ze moesten dingen kunnen en weten. Maar vooral: wij moesten het plezante mensen vinden met de juiste werkwaarden: geen ego’s. Wel flexibele, genereuze, plezante mensen die oplossingsgericht denken en werken en die een ‘hoekje af’ hebben. En dat doen en hebben ze. Ze hebben uiteraard ook het grootste deel van de skills die we nodig hebben. Weten of kunnen ze iets niet? Dan zoeken ze het uit of huren we een specialist in. Done deal.

Nog te vaak zien we dat skills en kennis boven cultuurfit worden geplaatst bij rekrutering. De juiste persoon wordt aangeworven, maar hij zit op de verkeerde bus. Dat wringt en brengt een goed geolied team uit balans. Meer hierover bij manier 4.

#2 Zorg dat de juiste mensen op het juiste zitje plaatsnemen

Een organisatie en een team groeien en veranderen. Het zitje waar een werknemer eerst op zat, is na een tijdje misschien niet meer de juiste plek van M/V/X.

Enkele goede vragen om regelmatig te stellen:

Heb je binnen je team op een rijtje welke (soft)skills je nodig hebt?
Welke vaardigheden, kennis er ervaring aanwezig moet zijn?
Als de scoop verandert of de groepsgrootte verandert, schuift de verdeling van de taken en de verantwoordelijkheden dan mee?
Heb je een nieuwe medewerker nodig om een zitje te vullen?
Of kan je denken in andere rollen binnen het team?
Zet je op dit moment alle skills in die er aanwezig zijn?
Indien niet, wat kan je doen met het ‘overschot’ aan talent en skills?

Ontdek de gap én het overschot. Misschien kan die bus toch verder dan je eerst dacht? ?

#3 Laat je passagiers af en toe van stoel wisselen

De bus die je nu bestuurt, zal er binnen 5 jaar vermoedelijk heel anders uitzien. Weten je medewerkers dat van stoel wisselen een optie is? Heb je binnen je team je potentiële toekomstige chauffeurs in het vizier? Laat je ze af en toe copiloot zijn? Talent ontwikkelen van de mensen op je bus is essentieel om onderweg niet in panne te vallen.

Om te kunnen ontwikkelen is de absolute basis dat iedereen op het huidige moment al weet:

wat er van hun verwacht wordt.
of ze ‘goed bezig’ zijn.
waar ze naartoe werken.

Zonder dit ‘nulpunt’ geen groei. Lijkt logisch. Toch zien we als teamcoach nog heel geregeld dat de medewerkers niet exact weten wat er van hen verwacht worden. Dat er verwarring is over rollen en verantwoordelijkheden. Dat deadlines flou zijn of prioriteiten elkaar tegenwerken. Een bus met lege stoeltjes, terwijl op de rij erachter 2 passagiers op elkaars schoot zitten te wringen… ?

#4 Verkeerde bus: afstappen aub

Het vergt moed om de juiste mensen op je bus te verzamelen omdat dat ook wil zeggen dat je potentieel een aantal mensen moet vragen om af te stappen. Een lastige klus. Of in sommige gevallen (omdat de organisatie geen mensen ‘laat gaan’, of omdat we geen ‘dikke afscheidsvergoeding’ willen betalen) een onmogelijke klus.

Een rotte appel in de mand maakt het gave fruit te schand? Misschien. Al blijken die rotte appels vaak een (voor hun) goede reden te hebben voor het gestelde gedrag. Voor je dus mensen van je bus zet is het altijd opportuun om te checken of je al het mogelijke hebt gedaan om ze aan boord te houden. Is het antwoord ja en er verandert niets dan komt doortastendheid en lef van pas.

Moet je M/V/X door omstandigheden toch op de bus houden? Zoek dan een plek waar ze het minste kwaad berokkenen en doe aan damage control.

Gerommel op de bus

Wat als je het gevoel hebt dat je als leader écht goed bezig bent? Je koos je passagiers, ze hebben hun (juiste) zitje, jullie kennen de weg en rijden in rechte lijn naar de bestemming. En toch… gerommel op de bus. Rij je over een kiezel? Derailed? Motor stuk? Tijdelijke panne? Steentje tegen je voorruit? Kans op glasbreuk? Een bus blijft niet stabiel. Een team ook niet. Mensen komen en gaan. Leiders komen en gaan. Persoonlijke drama’s en gebeurtenissen beïnvloeden performance. Dat is niet erg, dat is gewoon het leven. Grote organisaties reorganiseren en ‘verzetten’ hun passagiers, zitjes of zelfs de bus. Kleinere organisaties doorstaan groeipijnen. Met een minibusje de snelweg op, dat betekent meestal vasthouden of wegwaaien.

Change is happening all the time. Ook in je team. Psycholoog Bruce Tuckman bracht in 1965 de verschillende maturiteitsfasen van een team in kaart. Hij ontwikkelde een model dat de stadia beschrijft die een groep doorloopt om tot een goede samenwerking te komen, met bij elke overgang een crisismoment. Het model is op alle soorten teams van toepassing, dus ook op jouw bus. Geen wonder dus dat het op je bus al eens spannend wordt. Ben je je bewust van de fase waarin je team zit en vooral van welke acties je kan nemen om de rit smooth te houden?

Forming: een nieuw team vormt zich. De leiders maken duidelijk wat er verwacht wordt en zorgen voor een goede taak- en rolverdeling.

Storming: het team ontdekt dat niet alles gaat zoals gehoopt of verwacht. Frustraties komen naar boven. Tijd om met elkaar in gesprek te gaan over rollen, taken en communicatieafspraken.

Norming: het team ‘zet’ zich. Meer en meer vinden de medewerkers hun plek. In deze periode zoeken we naar en zetten we in op complementariteit. Hoe kunnen we samen (nog) beter performen?

Performing: het team is ‘on a roll’. Resultaten worden behaald, de teamleden begrijpen elkaar en zijn betrokken. De leidinggevende blijft alert voor uitdagingen van buitenaf en reageert snel en doortastend.

Adjourning: als een team wordt opgeheven, er gaat iemand weg, er komt een verschuiving van rollen of van manager, dan moet het team zich terug zetten en heruitvinden. Belangrijk is om (afgeronde) successen te vieren en te eren. De manager heeft ook oog voor alle menselijke emoties die bij ‘verandering’ aan bod komen.

Maar wat als ik wil vliegen?

Je zou zo denken wat we bij Make me Fly! helemaal voor vliegen zijn. Zijn we ook. Alleen niet met een bus.
Leaders die nog trappen in de val van ‘alleen is sneller’, ‘ik doe het wel effie zelf’ en ‘wat je zelf doet doe je beter’, proberen te vliegen met een bus. Gek genoeg lukt dat vaak zelfs voor even: als je aanloop maar lang en steil genoeg naar beneden is, kom je die ravijn misschien wel over ?. Maar we weten allemaal: what goes up…must come down. Wij gaan dus toch maar voor de eeuwenoude wijsheid:

If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together…

Stel jezelf als leidinggevende dus af en toe de vraag: “Are you a leader who succeeds through others, or do others succeed through you?” Wij zijn ervan overtuigd dat de leider die succesvol is door anderen, mooiere bestemmingen kan bereiken. Het zorgt ervoor dat de last niet alleen op de schouders van de leidinggevende ligt. Bovendien bouw je zo een organisatie en team dat zonder jou als leider verder leeft en groeit.

Teamwerk is een werkwoord

Teams vleugels geven is één van de stokpaardjes van Make me Fly! We geloven in teamwerk omdat het werkt. Maar we geloven ook dat het niet altijd zo simpel is als de together each achives more-goeroes willen doen uitschijnen. Teamwerk is een werkwoord. Net als liefde. In een goede liefdesrelatie ben je immers ook een team – inclusief alle maturiteitsfasen. En net als een relatie heeft een team vertrouwen, openheid, betrokkenheid en de wil om er iets van te maken nodig. Als de partners het even niet meer zien, is een extern paar ogen handig. Zo ook bij teams: als externe partij gaan we het gesprek aan. We zoeken het goud, we leggen complementaire skills bloot. We vullen bussen en bespreken welk zitje gevuld moet zijn met welke persoon. We verbinden en geven een veilig platform om in gesprek te gaan. Totdat de bus weer rijdt. Of vliegt. Your choice.

(Terug) bouwen aan vertrouwen is de basis van straf teamwerk. Wil je met je team aan de slag met onze bus-oefening? Kom eens praten. Wij werken een programma op maat voor jou uit.